Tổng quan

Bài này gom các thao tác làm sạch dữ liệu quan trọng: sắp xếp, loại trùng, tìm-thay thế, tách cột, xử lý khoảng trắng và lọc dữ liệu.

Sắp xếp dữ liệu

  • Dùng tính năng sắp xếp trang tính hoặc sắp xếp vùng để sắp xếp theo một hay nhiều cột.

    Cách làm: Dữ liệu -> Sắp xếp trang tính theo cột A đến Z / Z đến A, hoặc Dữ liệu -> Sắp xếp vùng.

  • Nên xác nhận vùng dữ liệu và hàng tiêu đề trước khi sắp xếp để tránh lệch bản ghi.

    Cách làm: Dữ liệu -> Sắp xếp vùng -> tích chọn mục Dữ liệu có hàng tiêu đề.

Loại bỏ dữ liệu trùng lặp

  • Dùng tính năng xóa bản trùng lặp trong menu Dữ liệu.

    Cách làm: Dữ liệu -> Dọn dẹp dữ liệu -> Xóa các bản trùng lặp.

  • Nếu chọn nhiều cột, kết quả duy nhất sẽ dựa trên tổ hợp giá trị giữa các cột.

    Cách làm: Trong hộp thoại xóa trùng lặp, chọn các cột cần kiểm tra rồi bấm Xóa bản trùng lặp.

Tìm kiếm và thay thế

  • Ctrl + F: mở tìm kiếm nhanh trong sheet.

    Cách làm: Chỉnh sửa -> Tìm và thay thế -> nhập từ khóa cần tìm.

  • Ctrl + H: mở thay thế hàng loạt.

    Cách làm: Chỉnh sửa -> Tìm và thay thế -> nhập Tìm và Thay bằng rồi bấm Thay thế tất cả.

  • Có thể dùng biểu thức chính quy để tìm theo mẫu linh hoạt.

    Cách làm: Chỉnh sửa -> Tìm và thay thế -> tích chọn Dùng biểu thức chính quy.

Tách cột và xử lý khoảng trắng

  • Tách văn bản thành cột: tách dữ liệu một ô thành nhiều cột theo ký tự phân tách.

    Cách làm: Dữ liệu -> Chia văn bản thành các cột -> chọn dấu phân tách.

  • Xóa khoảng trắng thừa: xóa khoảng trắng ở đầu, giữa và cuối chuỗi.

    Cách làm: Dữ liệu -> Dọn dẹp dữ liệu -> Xóa khoảng trắng.

Lọc dữ liệu khi phân tích và cộng tác

  • Dùng bộ lọc để phân tích nhanh theo điều kiện.

    Cách làm: Dữ liệu -> Tạo bộ lọc.

  • Dùng chế độ xem bộ lọc để lưu trạng thái lọc cá nhân mà không ảnh hưởng góc nhìn của người khác.

    Cách làm: Dữ liệu -> Chế độ xem bộ lọc -> Tạo chế độ xem bộ lọc mới.